Ein Dateinamen-Schema, das hält

Am Ende einer Vertragsverhandlung wird unterschrieben. Ob es die richtige Datei ist, prüft oft niemand, und das ist das teuerste Versehen in einer Verhandlung. Es beginnt harmlos, mit einem Dateinamen.

Diesen Mittwoch, den 17. Juni, kam eine Datei herein: 2026-06-10_Liefervertrag_PP.docx. Auf den ersten Blick sieht der Name vorbildlich aus: Datum im ISO-Format, der Gegenstand, mein Kürzel. Ordentlich.

Nur stimmt er nicht. Das Datum war eine Woche alt, und zwischen dem 10. und dem 17. Juni lagen mehrere Verhandlungsrunden und Überarbeitungen. Mein Kürzel stand am Ende einer Datei, die mir der Verhandlungspartner zurückgeschickt hatte. Eine Versionsnummer, die den wahren Stand gezeigt hätte, fehlte ganz. Die Ordnung, die der Name anzeigte, gab es nicht.

Ein Dateiname enthält Angaben, auf die sich andere verlassen. Er gibt an, wer etwas erstellt hat, was es ist und von wann es stammt. Stimmt eine dieser Angaben nicht, wird aus einem Ordnungsproblem schnell ein Haftungsproblem. Denn am Ende darf genau eine Version unterschrieben werden, die finale, abgestimmte, und alle Beteiligten müssen sie zweifelsfrei erkennen.

Das ist kein Anwaltsproblem. Einkauf, Vertrieb, Projektleitung, Geschäftsführung, jeder, der Vertragsentwürfe hin- und herschickt, kennt den Ordner, in dem sich nach drei Wochen niemand mehr zurechtfindet. Und jede Minute, die jemand mit Suchen, Vergleichen und Rückfragen verbringt, fehlt dem Geschäft, das auf den Abschluss wartet. Versionschaos ist lästig und teuer, am teuersten genau dann, wenn die Zeit drängt. Es ist außerdem nur die sichtbarste Form eines größeren Problems, nämlich dessen, was im Betrieb eines Vertrags niemandem zugeordnet ist: „Vertragsmanagement entscheidet über Ihre Marge“.

Woran es im Alltag scheitert

In einem realen Projektordner stehen nach ein paar Monaten oft Dutzende Dateien. Schon ein Ausschnitt zeigt, woran es scheitert:

Rahmenvertrag working version 4 (PP).docx
Rahmenvertrag final.docx
Rahmenvertrag final 2.docx
Rahmenvertrag Version 6 FINAL.docx
Rahmenvertrag Clean and Tracked (PP).docx
Rahmenvertrag Indemnity Sections tracked (PP).docx
Rahmenvertrag Stand 13.11. (PP).docx

Vier Muster richten den Schaden an:

1. Das Datum stimmt nicht. Wer einen weitergeleiteten Anhang neu speichert, zerstört das Änderungsdatum des Dateisystems. Übrig bleibt nur das Datum im Namen, und genau das übernimmt jeder ungeprüft. So trägt die jüngste Fassung das älteste Datum.
2. „final“ ist selten die letzte Fassung. Sobald das Wort einmal im Namen steht, gibt es kein Wort mehr für das, was danach kommt. Also folgt final 2, dann Version 6 FINAL, am Ende „wirklich final“. Der Name sagt nichts mehr über den Stand.
3. Das Kürzel nennt den Falschen. Mein Kürzel am Ende sollte heißen: „von mir“. Schickt der Verhandlungspartner die Datei mit meinem Kürzel zurück, gibt der Name das Gegenteil von dem an, was passiert ist. Genau das ist mir diese Woche wieder begegnet.
4. Der Name ist zum Änderungsprotokoll geworden. „Clean and Tracked“, „Indemnity Sections“, „tracked“, „Stand 13.11.“: Das alles beschreibt, was getan wurde. In den Dateinamen gehört davon nichts. Was inhaltlich geändert wurde, gehört in die Datei, dazu gleich mehr.

Das eigentliche Problem dahinter ist, dass es keine einzige verbindliche Quelle gibt. Fünf Beteiligte, fünf Postfächer, 15 Kopien, und niemand kann mit Sicherheit sagen, welche die aktuelle ist.

Was die Norm dazu sagt

Für den ärgerlichsten Punkt, das Datum, gibt es seit Jahrzehnten eine Lösung, die Norm ISO 8601. Sie schreibt das Format JJJJ-MM-TT vor, also 2026-06-20. Die Angabe 2026-06-20 lässt nur eine Lesart zu, während ein Datum wie 06-07-2026 offen bleibt, in Deutschland der 6. Juli, in den USA der 7. Juni. Außerdem stehen Dateien mit ISO-Datum am Anfang im Ordner von allein in chronologischer Reihenfolge.

Den zweiten Gedanken liefert das Qualitätsmanagement. ISO 9001:2015 verlangt in Abschnitt 7.5.2, Dokumente angemessen zu kennzeichnen. Außerdem müssen sie geprüft und genehmigt werden. Abschnitt 7.5.3 regelt die „Lenkung dokumentierter Information“. Dazu gehört, wo nötig, die Überwachung von Änderungen, zum Beispiel durch eine Versionskontrolle. Übersetzt in den Kanzleialltag heißt das genau das, woran die Dateiliste oben scheitert: eindeutiger Name, sichtbare Version, eine klar markierte finale Fassung. Inzwischen ist die neue Ausgabe ISO 9001:2026 erschienen. Die Abschnittsnummern können sich darin verschoben haben, die Anforderungen selbst sind älter als jede Ausgabe der Norm.

Ein Schema, das hält

Beide Normen führen auf dasselbe Muster:

JJJJ-MM-TT_Vertrag_vNN_Kürzel.docx

2026-06-08_Liefervertrag_v01_PP.docx

Jeder Baustein hat eine Aufgabe:

Das Kürzel folgt der Person. Bearbeite ich, endet die Datei auf PP; übernimmt die andere Seite, steht deren Kürzel da, nicht PP. Und ein beliebiges „final“ gehört nicht in den Namen, dafür ist die Version da; nur bei der abgestimmten Endfassung steht statt des Kürzels „FINAL“.

Warum überhaupt eine Versionsnummer, wenn das Datum doch schon ordnet? Weil beide Verschiedenes leisten. Das Datum sagt, wann gespeichert wurde, die Version sagt, welche Runde es ist. Entstehen an einem Tag zwei Fassungen, unterscheidet sie nur die Version; fehlt eine Nummer in der Reihe, sieht man sofort, dass eine Runde fehlt. Genau diese Nummer hat in meiner Datei vom Mittwoch gefehlt.

„Das kann ich doch einfach über die Datumsspalte sortieren“, denkt jetzt mancher. Kann man, solange man dieser Spalte trauen kann, und das kann man nicht. Das Speichern eines weitergeleiteten Anhangs setzt sie zurück, und sobald an einem Tag mehrere Fassungen entstehen oder später noch eine ältere Datei nachbearbeitet wird, stimmt die Reihenfolge nicht mehr. Nur eine Versionsnummer im Namen ordnet zuverlässig, unabhängig von jedem Zeitstempel.

In den Namen gehört die Identität der Datei, nicht ihr Inhalt. Wer, welcher Gegenstand, wann, welche Version, mehr nicht. Was inhaltlich geändert wurde, gehört in das Dokument: als nachverfolgte Änderungen und als kurze Zusammenfassung oben im Text. Der Dateiname dient dem Auffinden, nicht der Protokollierung.

Und einmal vergeben, bleibt ein Name, wie er ist. Wer eine bereits verschickte Datei umbenennt, zerstört jede spätere Zuordnung: Mails verweisen auf sie, die andere Seite hat sie unter diesem Namen abgelegt, oft auch das eigene Archiv. Ein besserer Name ist dann keine Umbenennung, sondern eine neue Version.

Eine Verhandlung, Runde für Runde

Dieselbe Verhandlung, einmal wie üblich, einmal nach Schema (VP steht für den Vertragspartner):

Links weiß nach Runde drei niemand mehr, welche Datei gilt. Rechts liest jeder den Stand am Namen ab, und die Spalte ordnet sich von selbst. Unterschrieben wird nur die letzte Zeile rechts.

Unterschrieben wird nur eine Version

Der ganze Aufwand dient nur dazu, dass die unterschriebene Fassung exakt die ist, die verhandelt wurde, und nicht eine veraltete oder abgewichene Kopie. Am wirksamsten ist das nicht als interne Hausregel, sondern als Abrede. Wer das Namensschema gleich zu Beginn der Verhandlung mit dem Verhandlungspartner vereinbart, erspart sich fast alles Weitere. Zwei Minuten am Anfang genügen, danach benennen beide Seiten ihre Dateien gleich. Und vor die Unterschrift gehört ein letzter Abgleich, bei dem beide Seiten kurz per E-Mail bestätigen, welcher Dateiname plus Datum die finale Fassung ist. Das kostet zehn Sekunden und erspart die teuerste Verwechslung des Verhandlungsjahres.

Wie streng das ist, zeigt der Blick auf die Beweislage. Für die unterzeichnete Vertragsurkunde gilt die Vermutung der Vollständigkeit und Richtigkeit. Vermutet wird, dass der Text die Vereinbarung wiedergibt und dass nichts anderes vereinbart ist. Wer sich auf etwas anderes beruft, muss die Vermutung widerlegen. Für den notariellen Vertrag hat der BGH die Vermutung bekräftigt. Ein inhaltlich abweichender Entwurf, den der Notar vorher verschickt hatte, widerlegt sie nicht.¹ Dieselbe Vermutung gilt für die privatschriftliche Urkunde.² Die Widerlegung bleibt möglich, muss aber gelingen. Ein ordentlicher Entwurfsordner ist dafür ein Indiz, kein Beweis. Wer die falsche Datei unterschreibt, hat also zunächst den Vertrag, den er unterschrieben hat. Etwas anderes gilt, wenn er beweist, dass beide Seiten übereinstimmend die richtige Fassung wollten. Was in dieser Lage aus mündlichen Nebenabreden wird, steht im Beitrag „Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Doch!“; wann eine Fassung per E-Mail überhaupt zugegangen ist und wie sich das beweisen lässt, im Beitrag „Beweis für den Zugang einer E-Mail“.

Vor der Unterschrift, drei Haken:

1. Eine Quelle. Liegt die finale Datei am vereinbarten Ort, nicht als Anhang in einem Mailverlauf?
2. Ein Name. Haben beide Seiten Dateiname und Datum der finalen Fassung kurz per E-Mail bestätigt?
3. Eine Version. Trägt die Datei die höchste Nummer der Reihe, ohne Lücke davor?

Die Disziplin ist unspektakulär, und genau das ist ihr Wert. Sie kostet ein paar Sekunden pro Datei und gibt im Gegenzug die Zeit zurück, die sonst mit Suchen im Ordner verloren geht, während das Geschäft wartet. Ein guter Dateiname gibt den Stand der Datei richtig an. Den Rest überlässt man besser nicht dem Zufall, schon gar nicht bei dem Dokument, unter das am Ende eine Unterschrift kommt.

Übrigens, das PP in den Beispielen, auch im unaufgeräumten Ordner oben, steht für Peter Poleacov. Wer Ordnung im Dateinamen empfiehlt, hat das Chaos selbst lange genug gesehen.

Häufige Fragen

Reicht nicht das Datum allein?

Nein. Das Datum sagt, wann gespeichert wurde, die Version, welche Runde es ist. Zwei Fassungen vom selben Tag oder ein nach dem Kopieren verfälschtes Datum lassen sich nur über die Versionsnummer auseinanderhalten.

Was, wenn der Verhandlungspartner das Schema nicht übernimmt?

Auf der eigenen Seite hilft das Schema sofort. Am besten vereinbart man es zu Beginn der Verhandlung. Übernimmt die andere Seite es nicht, bleibt als Sicherung der letzte Abgleich per E-Mail vor der Unterschrift.

Muss ich Dateien umbenennen, die schon verschickt sind?

Nein. Wer eine bereits verschickte Datei umbenennt, zerstört jede spätere Zuordnung. Ein besserer Name ist keine Umbenennung, sondern die nächste Version.

Anmerkungen

1. BGH, Urt. v. 10.06.2016 – V ZR 295/14, zur notariellen Urkunde und § 415 Abs. 1 ZPO. ↩

2. BGH, Urt. v. 03.03.2021 – XII ZR 92/19, Rn. 13, zur schriftlichen Vertragsurkunde. ↩

Quelle: Poleacov, P. (2026). Ein Dateinamen-Schema, das hält. INN.LAW. https://inn.law/perspectives/dateinamen-konvention/

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